[ W skrócie ]
- Szukaj czynności, które są częste, powtarzalne i oparte na regułach — rzadkie i kreatywne zostawiaj ludziom.
- Punktuj kandydatów czterema kryteriami: częstotliwość, czas, podatność na błędy, koszt opóźnienia.
- Proces wygrywający audyt musi mieć właściciela i mierzalny wskaźnik — inaczej nie obronisz efektu.
Krok 1: tydzień notowania zamiast warsztatów
Poproś zespół, żeby przez tydzień zapisywał czynności, przy których myśli „znowu to samo”. Bez formularzy i komitetów — zwykła wspólna lista. Po tygodniu będzie na niej 20–40 pozycji. To jest Twoja mapa.
Krok 2: odfiltruj to, co nie rokuje
Skreśl z listy czynności, które:
- zdarzają się rzadziej niż kilka razy w miesiącu,
- za każdym razem wyglądają inaczej,
- wymagają negocjacji, relacji albo odpowiedzialności prawnej.
Zostają zwykle 5–10 pozycji. Wszystkie będą „automatyzowalne” — ale nie wszystkie są tego warte.
Krok 3: punktuj czterema kryteriami
| Kryterium | Pytanie | Waga |
|---|---|---|
| częstotliwość | ile razy w miesiącu? | wysoka |
| czas | ile minut za każdym razem? | wysoka |
| błędogenność | jak kosztowna jest pomyłka? | średnia |
| koszt opóźnienia | czy czekanie ma cenę (lead, klient, SLA)? | średnia |
Wystarczy skala 1–5 w arkuszu. Dwa–trzy procesy odskoczą od reszty — i to one przechodzą do finału.
Krok 4: policz pieniądze
Dla finalistów zrób rachunek, który opisaliśmy szczegółowo w artykule o ROI z automatyzacji: częstotliwość razy czas razy stawka, plus koszt błędów i opóźnień. Od tej chwili rozmowa przestaje być o wrażeniach, a zaczyna o kwotach.
Krok 5: sprawdź warunki wykonalności
Zwycięski proces musi jeszcze przejść trzy pytania kontrolne:
- Czy ma jasny początek i koniec? („przychodzi zgłoszenie” → „jest wpis w CRM z odpowiedzią”) — jeśli nie umiesz wskazać granic, zawęź zakres.
- Czy systemy mają API albo eksport? Automatyzacja klika w interfejsy tylko w ostateczności — dostęp do danych decyduje o koszcie.
- Czy proces ma właściciela? Osoba, która dziś wykonuje pracę, będzie pierwszym recenzentem automatu — bez niej jakości nie zbudujesz.
- procesy
- audyt
- automatyzacja
- ROI
